Tietosuojaseloste

Päivitetty 25.3.2024

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Oy Alholmens Kraft Ab
Y-tunnus 1102489-2
Postiosoite
PL 250, 68601 Pietarsaari
Käyntiosoite
Luodontie 149, Pietarsaari

Björn Åkerlund, toimitusjohtaja
040 7798 503
Luodontie 149, Pietarsaari
bjorn.akerlund@akraft.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oy Alholmens Kraft Ab käsittelee henkilötietoja palveluiden tai muiden palveluntarjoajien ylläpitämien palveluiden toimittamiseen asiakkaalle tai asiakkaan hyväksi ja oman sekä aliurakointi-/vuokratyön henkilöstön hallinnointiin.

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen sekä oman ja aliurakointi-/vuokratyön henkilöstöön perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen sekä analysointiin.

Tietoja voidaan myös käyttää lakiin perustuvien viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi, esimerkiksi ulkomaalaisten työntekijöiden työnteko-oikeuden varmistamisvelvollisuuteen liittyen (Ulkomaalaislaki 301/2004 5 luku).

Henkilötietojen käsittelyssä sitoudumme noudattamaan soveltuvaa lainsäädäntöä ja suojaamaan keräämiämme henkilötietoja. Henkilötietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun perusteltuun yhteyteen. Käsittelemme tietoja tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalain-säädännön mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla tietosuojalainsäädännön perusteilla:

Sopimus: Rekisteröity voi antaa yksiselitteisen suostumuksensa sille, että hänen henkilötietojaan käsitellään yhtä tai useampaa tarkoitusta varten.

Lakisääteinen velvoite: Käsittely johonkin lakiin perustuen.

Oikeutettu etu: Henkilötietojen käsittely voi olla rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaista esimerkiksi silloin, kun tämän ja rekisteröidyn välillä on jokin merkityksellinen suhde. Se tarkoittaa, että rekisteröity on esimerkiksi rekisterinpitäjän asiakas tai työntekijä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

- Asiakkaan tai työntekijän perustiedot, kuten etu-, sukunimi, veronumero, henkilötunnus, pankkitiedot ja yhteystiedot sekä y-tunnus
- Ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeuden osoittavat tiedot, kuten passin tai muun virallisen asiakirjan tai oleskelulupakortin sisältämät tiedot
- Yritys ja asema
- Oikeushenkilöt, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
- Asiakasnumero ja/tai muu vastaava tunnus
- Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot sekä asiakashistoria
- Asiakkaalta tai työntekijältä itseltään saadut tai tämän suostumuksella kerätyt muut lisätiedot
- Kulkuoikeuksien edellytyksenä olevan koulutuksen suoritustiedot
- Päihdyttävien aineiden valvonnan yhteydessä tallennetut alkometri puhallusten tiedot (satunnainen tehdasalueen nolla -raja valvonta)
- Muita yrityksen/asiakkaan toimintaa kuvaavia luokittelutietoja

Rekisteröitävä voi myös olla Alholmens Kraftista kiinnostunut verkkosivuvierailija, asiakkaan edustaja, potentiaalinen asiakas, työnhakija, mainostaja, sijoittaja, alihankkija.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja erilaisista sopimuksista sekä muista tilanteista, joissa tietoja luovutetaan. Henkilötietoja voidaan saada myös alihankkijoille ylläpidettävien tiedonhallintajärjestelmien kautta, ulkomaalaisten työnteko-oikeuden valvonta (M-Files).

Alholmens Kraft ylläpitää verkkosivullaan kaikille tehdasalueella (mukaan lukien turvetuotanto) työskenteleville pakollista turvakoulutusalustaa. Alustalle tallentuu turvallisuustentin suorittaneiden alihankkijoiden työntekijöiden tai yksittäisten vierailijoiden koulutus ja henkilötietoja.

Kulkuoikeuksien myöntämisen edellytyksenä Alholmens Kraft voi vaatia hyväksytysti suoritettua turvallisuuskoulutusta ja -tenttiä kaikilta tehdasalueelle saapuvilta ja tallentaa näitä suoritustietoja järjestelmäänsä. Turvallisuuskoulutuksiin voidaan tarvittaessa liittää rekisteröityminen Yrityksen ylläpitämään tunnistusjärjestelmään (PIN-Koodi järjestelmä).

Henkilötietoja voidaan myös päivittää väestörekistereistä ja muista kolmansien osapuolten rekistereistä.

Käytössä olevat evästepalvelut verkkosivuillamme

Alholmens Kraft ei käytä verkkosivuillaan evästeitä.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Noudattaessamme pakottavaa lainsäädäntöä voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin rekisteröityjen henkilötietoja vielä asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
Tällaisin perustein säilytettävien tietojen säilytysajat vaihtelevat lähtökohtaisesti kahdesta kymmeneen vuoteen ja voivat perustua esim. kirjanpitolakiin tai ulkomaalaislakiin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn erillisellä suostumuksella rekisterinpitäjän alihankkijoille tai muille yhteistyökumppaneille. Alihankkijoiden työntekijöiden suorittamista pakollisista turvallisuustenteistä ilmoitetaan ainoastaan tieto, onko suoritus hyväksytty vai hylätty tai että suoritus puuttuu.

Ilman suostumusta tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tilanteissa vain viranomaiselle tai muille vaadituille tahoille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin voidaan tehdä asianmukaisella siirtosopimuksella noudattaen EU-komission kulloinkin voimassa olevia mallilausekkeita ja/tai muita tuolloin voimassa olevia henkilötietojen siirtoa koskevia vaatimuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yritys käyttää tarpeellisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Toteutuksessa hyödynnetään teknistä ja organisatorista tietosuojaa.

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmiin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterin käyttöoikeus on vain rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietoliikenteen suojaus sisältää palomuurit, salasanat ja muut tarvittavat tekniset ja tietotekniset toimen-piteet. Rekisteristä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tietojen tarkastamiseen, oikaisemiseen ja poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen: Rekisteröity voi saada toimittamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä Alholmens Kraftiin. Henkilötietojen siirron edellytyksenä on:
- kyse on tiedoista, jotka rekisteröity on toimittanut itse Alholmens Kraftille
- tietoja käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella

Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröity voi lainmukaisella perusteella vastustaa käsittelyä. Tietojen käsittelyä voidaan myös rajoittaa siksi ajaksi, kun arvioimme perusteita tietojen käsittelyn vastustamiselle. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

Oikeus peruuttaa suostumus: Rekisteröity voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen, milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin ja pyrimme selvittämään asiat jo ennen kuin niistä tulee ongelmia.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen lopusta.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramainontaan, etämyyntiin, muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksia varten.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Alholmens Kraft pidättää itselleen oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Uusin versio julkaistaan verkkosivuilla ja sen voi tarkistaa sivustolla vierailtaessa.

Tietosuojaselostetta päivitettiin viimeksi: 25.3.2024

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite
Ratapihantie 9, 6. krs., 00520 Helsinki

Postiosoite
PL 800, 00521 Helsinki

Puhelinvaihde: 02956 66 700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi